Home Office: Jak na práci z domova od A do Z

Home office prace z domova od A do Z, tipy triky rady zdroj: Shutterstock

Home office, tedy práce z domova či na dálku začíná být čím dál častější praxí pro mnoho firem i živnostníků. Obzvlášt pak v období nepředvídaných situací je často jedinou alternativou. My jsme proto udělali výzkum za vás a exkluzivně vám nyní přinášíme souhrn užitečných tipů z vědeckých studií, magazínů jako je Forbes, World Economic Forum, gigantů jako Google či expertů na produktivitu.

V článku se dozvíte jak si organizovat a plánovat čas při práci na dálku, tipy na to jak zvýšit produktivitu, jaké aplikace vyzkoušet, jak si udržet duševní a fyzické zdraví i se dobře od práce odreagovat a přitom nevytáhnout paty z domu.

Základní tipy

1. Rozvrhněte si aktivity na schůzce “sám se sebou.”
Proč: Denně jistě od kolegů či klientů dostane hromadu nejrůznější úkolů a zadání. Aby jste je ale byli schopni efektivně zvládnout, udělejte si čas na schůzku sám se sebou, kde si úkoly vytříbíte podle priorit, naléhavosti a pokud možno rozkouskujte do zvladatelných celků na daný den. A na začátku každého dne opakujte. Vyzkoušet pak můžete i populární a mnoha osobnostmi opěvovanou metodu Bullet Journalu nebo To-do-today Petra Ludwiga (autora knihy Konec Prokrastinace).

2. Vyhraďte si prostor přímo a pouze pro práci.
Proč: Pokud budete přelétat z jednoho místa na druhé, z gauče k jídelnímu stolu, do pokoje a postele, pravděpodobně se nebudete schopni příliš soustředit. Vyhrazený prostor vám pomůže nastavit se na notu a signalizovat mozku, že tohle je místo pro práci, ne pro odpočinek či prokrastinaci. Užitečným a oblíbeným hackem je také stůl pro práci ve stoje.

3. Ukliďte si.
Proč: Uklizený stůl a pokoj vás bude mnohem méně rozptylovat od skutečné práce než nepořádek. Tím, že budeme kultivovat prostředí kolem sebe, zvýšíme šance, že se budeme skutečně věnovat jenom tomu, čemu potřebujeme a budeme tak šetřit svoji pozornost.

4. Oblékněte se jako byste šli ven či do práce (žádné pyžamo).
Proč: Jde o nastavení mysli, mnoha lidem pomáhá se obléknout tak, jakoby šli skutečně do práce (dobře možná o trochu pohodlněji). Podobně jako u dedikovaného pracovního místa  pro práci, pracovní oblečení signalizuje mozku nastavení, že jdeme pracovat, nikoliv odpočívat.

5. Dělejte si pravidelné pauzy.
Proč: Stejně jako v práci máte pauzu na oběd nebo na kávu a čaj, i doma potřebujete tyto pauzy k zachování denního režimu.

6. Plánujte si porady s kolegy či konzultace s klienty přes videohovory.
Proč: Dnes již existuje spoustu aplikací, které spolehlivě nahrazují lidskou komunikaci face-to-face (čili tváří v tvář). Aplikace jako Google Hangouts, Zoom, Skype nebo FaceTime od Applu jsou zdarma a spolehlivě zvládnou spojení, za předpokladu stabilního internetu, nejen z Prahy do Brna ale klidně i přes celý Svět. 

7. Připravte si pitný režim a jídlo klidně den předem.
Proč: Vyhnete se tak zbytečným průtahům a přemýšlením o tom co budete jíst a pít během nabitého pracovního dne. Jak na to? Nakupte si různé varianty, které budete pravidelně střídat. Základ je pro mnoho lidí kvalitní káva nebo její “ne-kávová” alternativa v podobě například ajurvédské nebo pampeliškové kávy (odpadá pak nutnost chtít si pro kávu chodit třeba do oblíbené kavárny). Skvělou alternativou je ale i například klasické vysokoprocentní kakao s pár kapkami CBD či MCT oleje, kardamomem a perníkovým koření vykouzlíte super drink, na který se budete o pauzách těšit.  Dále pak čaj - kvalitní zelený, matcha nebo gyokuro jsou oblíbené boostery energie díky vysokému obsahu kofeinu. Heřmánkový zase působí skvěle na zklidnění před spaním. Na obědy zase pořiďte boxy nebo dózy a připravte si den předem krabičku záchrany po které rádi v průběhu dne sáhnete.

8. Dělejte pravidelné check-ins s kolegy a okolím.
Proč: Důležité je se necítit osamělý, jelikož třeba syndrom vyhoření se u lidí pracující z domova poznává daleko hůře. A tak nikdy neuškodí si s kolegy jednou za den napsat nebo zavolat jak jim práce jde, jestli toho není příliš či sami požádat o pomoc.

Organizování času a produktivita

Čas je vůbec nejcennější komoditou, kterou máme. Jeho správné organizování a přerozdělování k jednotlivým úkolům je tak jednou ze základních predispozicí k tomu, aby se nám doma dobře pracovalo a svou práci jsme zvládali.

Jednou s technik organizování naší produktivity může být takzvaná hluboká práceod uznávaného experta na produktivitu Cala Newporta. Hlavní premisou této techniky je nerušené soustředění při delších časových úsecích, abychom dosáhli skvělých (možná i nadprůměrných) výsledků naší práce. Skvěle nám v soustředění při práci pomohou sluchátka maskující hluk nebo poslech instrumentální hudby (Youtube, Spotify). S tím úzce souvisí i omezení notifikací na mobilu i emailu. Ideální je email kontrolovat maximálně 3x denně, a pokud to není opravdu nezbytně nutné, nereagovat ihned na každou zprávu a notifikaci, ale vyhradit si pro tuto komunikaci právě předem určené časové úseky. Notifikace a emaily nám totiž denně kradou nejvíce pozornosti a soustředění a dávají prostor takzvané mělké práci, kdy skáčeme z úkolu na úkol

 K přesnému měření těchto soustředěných časových úseků je ideální například odměřování času pomocí techniky Pomodoro - kdy minimálně 25 minut nerušeně pracujeme, poté nám zazvoní alarm a dáme si krátkou pauzu (max. 5 minut). Takto pokračujeme po úsecích 4 x 25 minut. Poté následuje větší pauza. Časovač si takto můžeme i přizpůsobit a nastavovat třeba rovnou ve webové aplikaci, kterou nabízí Marinara timer.

K maximalizaci pracovní produktivity spolupracujte na dokumentech s ostatními v reálném čase a sdílejte je online přes Google drive, který máte vždy k vytvořenému Gmailu zdarma. Kolaborovat s kolegy můžete i v rámci aplikace Teams (Týmy), která je zdarma součástí balíku Office 365 od Microsoftu.

K odhalení vašich slabých míst produktivity pak použijte aplikaci RescueTime. Jde o aplikaci, která vám řekne kde trávíme na internetu a počítači nejvíce času. Můžete si i nastavit soustředěný mode, restrikce na některé stránky nebo nastavit produktivní cíle. Můžete pak snáze identifikovat, kam vám ten drahocenný čas vlastně mizí - jestli se nejvíce ztrácí v meetinzích a chatu s kolegy, v mailu, či třeba excelu nebo facebooku. 

Wellbeing, kvalitní spánek a aplikace

Studenou sprchu a otužování by vám jako prevenci nemocí zcela jistě poradila i vaše babička. Už dávno tomu ale nezůstalo pouze u babičkovských rad a moderní výzkumy ukazují, že studená sprcha, třeba tak jak ji propaguje například Wim Hof v kombinaci s vědomým dýcháním je skvělou prevencí proti nemocem a zánětům, posiluje imunitní systém a mimo jiné pomáhá se soustředěním.

Skvělým pomocníkem v tématice kvalitního spánku je aplikace f.lux - přizpůsobuje vám totiž světlo na monitoru počítače. Snižuje intenzitu modrého světla večer a znovu ji navrací ráno. Večer je totiž důležité svítit si spíše oranžovým světlem, ideální jsou proto na večerní práci lampičky, u kterých se dá barva světla upravovat, žárovky které vyzařují oranžové světlo nebo třeba solné lampy. Monitory totiž vyzařují modré světlo (simulující slunce), které tělo chápe jako den, tedy čas bdělosti. Střídání modrého (den) a oranžového světla (noc, západ slunce) je tedy důležité proto, aby se nám nenarušoval cirkadiánní rytmus (střídání dne a noci - tělo dostává signály kdy začíná den a noc), který je esenciální pro náš dobrý a kvalitní spánek. 

Sleep cycle je zase mobilní aplikace pro Android i iPhone sloužící jako klasický budík, zároveň ale i sleduje a vyhodnocuje kvalitu vašeho spánku. Vzbudí vás v rozmezí půl hodiny v době kdy máte zrovna nejlehčí spánek a dlouhodobě tak pomáhá k zlepšování a sledování kvality našeho spánky. Navíc nás budí vyzváněním, které je opravdu příjemné, postupně gradující a hezky se při něm stává. A v základní verzi je samozřejmě zdarma.

S meditací či mindfulness technikami vám zase pomůžou aplikace jako Calm, Headspace, nebo česká aplikace založená na vědeckých studií Calmio. Meditaci můžete používat k uklidnění ve stresových či jinak vypjatých situací, pro kvalitnější spánek, zlepšení soustředění nebo jako nástroj sebepoznání. Pamatujte, že v meditacích nemusíte trávit dlouhé hodiny, i 5 minut denně může dle vědeckých studií udělat velký rozdíl. K navození té správné atmosféry může i skvěle pomoci esenciální olej nebo vonné tyčinky.

Pro angličtináře

Google přes svoje vzdělávací centrum Grow with Google vydal krátká videa s tipy pro organizace práce a učení se z domova. Facebook také nezůstává pozadu a vydal krátký seznam s tipy pro práci z domova a krizovou komunikaci pro firmy. Slack k tomuto účelu vydal rovnou 66 stránkový e-book, k dispozici ve formátu pdf nebo epub pro Kindle či mobil.

Pro češtináře

Výborně zpracovaná kniha pro ty, kdo se o tematiku práce z domova opravdu zajímají je kniha Práce na dálku, kterou v češtině vydal Melvil Publishing (je k dispozici i ve verzi e-knihy). Kniha je plná užitečných nástrojů, postupů, odpovědí na otázky i bodů k zamyšlení, je zkrátka komplexním průvodcem práce mimo kancelář.

Pro kulturní nadšence

Chybí vám kultura? Co takhle navštívit Van Goghovo muzeum v Amsterdamu, Britské muzeum v Londýně nebo Metropolitní Muzeum v New Yorku? Tyto (a nejenom ty, je jich celkem něco kolem 2500) nejslavnější muzea světa se totiž spojila s Googlem a je nyní možné je navštívit virtuálně, bez nutnosti opouštět teplo domova.

Pro sporťáky, zádaře i těhotné

Sekce nejenom pro milovníky sportu. Zacvičte si doma. S profesionálním instruktorem, zadarmo a v češtině. Ať už jste zvyklý zvedat pravidelně 60 kg na bench, občas si zajít na jogu nebo sportu celkově nevěnovat příliš času, máme pro vás skvělé tipy. Nezapomeňte, že pravidelný pohyb (alespoň 150 minut týdně, tedy 30 minut denně středně náročné aerobní aktivity 5x v týdnu jak celosvětově doporučuje Světová zdravotnická organizace pro zdravé dospělé ve věku 18-64 let) je skvělou prevencí proti mnoha nemocem a depresím. 

Mobilní aplikace Nike Training Club od sportovního giganta Nike nabízí cvičení dle intenzity, času, obtížnosti, tréninkového programu na míru, s náčiním i s vlastní vahou. A to zcela zdarma.

Web Fitfabstrong.cz, který založila známá česká fitness influencerka Andy Pavelcová nabízí široké spektrum cvičebních videí od začátečnických, přes videa na bolavá záda, těhotenská cvičení či cvičení pro pokročilé fitcrossaře. Všechna cvičení jsou rovněž zadarmo.  

Také český jogový portál moje-joga.cz nyní nabízí jogové lekce různých stylů a pokročilostí od českých lektorek zdarma. 

A pokud si těch 30 min přeci jenom z jakéhokoliv důvodu nenajdete zkuste začít alespoň  s pravidelným protahováním: záklony a předklony páteře jsou základními stavebními kameny k protažení zad a udržení jejich zdraví po dlouhém dni stráveném u počítače. Tak sportu a protahování zdar!

Doufáme, že vám článek přinesl alespoň trochu inspirace k lepšímu plánování, organizování práce z domova, ale i aktivního trávení volného času a udržení psychické pohody, když zrovna nemůžeme domov příliš opouštět.